Produktywność - Lemanskills.com

Produktywność

Jak się skupić w świecie ciągłych rozpraszaczy?

Skup się. Używaj swojego mózgu, nie jesteś małpą. Możesz się opanować – nie musisz korzystać z telefonu 30-ty raz w ciągu ostatnich 15 minut. To właśnie świat ciągłych rozpraszaczy. Słyszymy to nieustannie, kiedy chcemy nauczyć się być bardziej skupieni – nie rozpraszać się w tym zwariowanym świecie, w którym dosłownie wszystko może nam przeszkadzać. Niekończące się powiadomienia na naszych telefonach, pingi na Teamsie / Slacku, świecąca nowa ikona e-maila, rozmowy telefoniczne, ludzie dookoła, dzieci, zwierzęta, odgłosy z ulicy lub mieszkań sąsiadów. A także nasze własne myśli, które nieustannie biegną jak chcą, wymyślając historie, które często nie są nawet prawdziwe. A na to wszystko ciągła zmiana, kolejny kryzys, z którym trzeba sobie poradzić, niekończące się listy zadań i mnogość kapeluszy, które każdy/a z nas nosi na co dzień. Jak zachować zdrowy rozsądek i koncentrację w takim środowisku? Jak być świadomym tego, co robimy w świecie nieustannych rozpraszaczy? Zanurkujmy dzisiaj wgłąb tego tematu. Mit multitaskingu Pamiętam czasy, kiedy byłam w pierwszej kolejności rekruterem – jakieś 8 lat temu. Doskonale pamiętam niektóre sekcje „wymagań”, które widziałem w internecie lub które sam tworzyłam. „Multitasking” lub „umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie” była jedną z najważniejszych umiejętności, których poszukiwali managerowie rekrutujący. I szukaliśmy tego jako rekruterzy w CV kandydatów. To było jak supermoc – każdy chciał ją mieć (pamiętam, że dostępne wówczas oferty szkoleniowe krzyczały: „jak zdobyć umiejętność multitaskingu” – serio, to prawdziwa historia) i każdy chciał mieć te umiejętności w swoich zespołach. Multitasking. Słowo klucz skutecznego i efektywnego pracownika. Szkoda, że jest to coś zupełnie bezsensownego i wprowadzającego w błąd. Prawda jest taka, że nie ma czegoś takiego jak multitasking. Nie możemy robić dwóch lub więcej rzeczy jednocześnie z taką samą koncentracją. Kiedy z kimś rozmawiasz i przeglądasz swoją skrzynkę e-mailową – czy pamiętasz cokolwiek, co ta osoba ci powiedziała? Albo kiedy uczestniczysz w warsztacie lub webinarze i jednocześnie odpowiadasz na Teamsie lub Slacku – ile z tej sesji pamiętasz? Dokładnie. Niewiele, bo to niemożliwe. Nie możesz wykonywać wielu zadań jednocześnie, możesz co najwyżej bardzo szybko przerzucać uwagę z jednej rzeczy na drugą. Ale im częściej to robisz, tym dłużej trwa powrót do stanu, w którym byłeś/aś kilka sekund lub minut temu. „Jedna rzecz” Gary’ego Kellera i Jaya Papasana to niesamowita książka o skupianiu się na jednej rzeczy w danym czasie. Jedno zadanie, jeden cel, jedna osoba. Jedna umiejętność, jedno spotkanie. Zrób jedną rzecz, dokończ ją i dopiero zacznij kolejną. Żadnych rozpraszaczy, ignorowanie powiadomień, tylko skupienie się na tym, co robisz. Brzmi to jak żart lub najprostsza rzecz na świecie, którą potrafi zrobić nawet małpa. Ale czy to naprawdę takie proste? Spróbuj to zrobić dzisiaj (lub jutro, jeśli czytasz to późnym wieczorem). Rób jedną rzecz na raz. Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze tylko na jeden dzień (jeśli z jakichś powodów nie możesz tego zrobić na dłużej). Sprawdź jak ci z tym jest. Kiedy coś robisz, rób to uważnie, z pełnym skupieniem. Jeśli na początku trwa to tylko minutę, to w porządku. Jedząc śniadanie, nie przeglądaj mediów społecznościowych – skup się na smaku, zapachu, temperaturze potrawy (swoją drogą, kiedy ostatni raz naprawdę doświadczyłeś/aś, jak wygląda jedzenie, które jesz? Tak tylko mówię). Kiedy rozmawiasz ze znajomym, odłóż telefon – skup się na tym, co do ciebie mówi. Kiedy wykonujesz zadanie w pracy, skup się na nim w całości. Podejmij świadomą decyzję o tym, co to jest i jak długo chcesz nad tym pracować. Na początku będzie niewygodnie, to pewne. Ale to minie i wtedy zobaczysz różnicę. Czy jestem uzależniony/a od mojego telefonu? Jak często bierzesz do ręki telefon w ciągu dnia? Jak długo korzystasz z niektórych aplikacji, które masz na telefonie? Możesz to łatwo sprawdzić w ustawieniach, wybierając opcję „czas przed ekranem” (może być różnie nazwana w zależności od tego, jakiego oprogramowania używasz). Czy czujesz się nieswojo, może jesteś w stresie albo napięciu, kiedy nie masz telefonu przy sobie? Lekka panika, kiedy nie możesz go znaleźć w kieszeni? Nie możesz spać spokojnie, kiedy nie masz telefonu na szafce obok łóżka? (Mówisz, że masz na nim budzik? Kup zegarek i postaw go obok łóżka, kosztuje pewnie z 20 zł). Zdobyłeś/as więcej niż 1 odpowiedź „tak” na powyższe pytania? Może to oznaczać, że jesteś uzależniony/a od telefonu. To jak z każdym innym uzależnieniem: cukrem, oglądaniem seriali, przekąskami czy alkoholem. Oznacza to, że nie możemy żyć w spokoju równowadze bez korzystania z pewnych bodźców oddziałujących na nasz układ nerwowy. A smartfony stały się swego rodzaju przedłużeniem nas – to, co masz w telefonie, odzwierciedla to, kim jesteś jako osoba, jest integralną częścią ciebie. A ten mały diabeł jest źródłem rozpraszania uwagi nr 1 – powiadomienia z mediów społecznościowych lub Teamsa / Slacka, e-maile, SMS-y, rozmowy telefoniczne, powiadomienia z niezliczonych aplikacji, które mamy zainstalowane. Każdy pojedynczy dźwięk lub brzęczenie pobudza dopaminę w naszym mózgu. To uzależnia i twórcy technologii doskonale o tym wiedzą. Bądź mądrzejszy, podejmij decyzję – nie pozwól, aby technologia decydowała za ciebie. W czy poza kontrolą? Rozpraszacze obecne w naszym życiu mają różne korzenie. W związku z tym mogą znajdować się w naszej strefie wpływu lub poza nią. Czy wiesz, gdzie lądują na skali od „zerowego wpływu” do „pełnego wpływu”? Jeśli nie jesteś pewien/wna, możesz skorzystać z Matrycy Wpływu – będzie to jej kolejne zastosowanie. Zrób listę wszystkich rzeczy, które cię rozpraszają. Powiadomienia (wymień wszystkie aplikacje, które powiadamiają cię o jakiekolwiek rzeczy – z Twojego telefonu / komputera / innego urządzenia, które posiadasz. Ludzie (w domu i w pracy). Hałasy w tle (w moim przypadku budowy wokół budynku, w którym mieszkam). Niekończące się myśli, krążące po głowie i które nigdy się nie kończą (związane np. z martwieniem się o różne rzeczy – prawdziwe lub potencjalne). Teraz umieść każdy z zebranych elementów w jednej z dwóch ćwiartek powiązanych z poziomem wpływu. Potraktuj to w ten sposób – czy mam wpływ na wyłączenie tego rozpraszacza? Czy mogę to fizycznie zrobić? To jest sytuacja, w której można powiedzieć „tak” lub „nie”. Umieść te elementy tam, gdzie w tej chwili powinny być, bez oceniania – na razie to tylko analiza. Wymień dosłownie wszystko, co ci teraz przychodzi do głowy. Masz

9 kwietnia 2023 Brak komentarzy

Produktywność

Dlaczego nie zacząć postanowień noworocznych już teraz?

Kiedy piszę ten artykuł, jest połowa listopada 2022. Wojny na całym świecie, szalejąca inflacja, nadchodząca recesja, wiele różnych chorób – depresja i stany lękowe na czele listy. Powiedzmy sobie szczerze – nie są to najlepsze warunki, jakie moglibyśmy sobie wyobrazić do życia. Ale co to wszystko ma wspólnego z postanowieniami noworocznymi? Kiedy czasy są trudne, wolimy schylić głowę i poczekać, aż sytuacja się poprawi. Czekamy i czekamy. A potem czekamy jeszcze trochę. I co się zwykle dzieje? Zawsze jest COŚ. Polityka, wojny, pandemia, zanieczyszczenie środowiska, kryzys edukacyjny. Zima, ciemno, krótki dzień. Zawsze dzieje się coś, co możemy potraktować jako wymówkę, żeby nie podejmować niewygodnych działań. Żeby zacząć coś robić – znaleźć nową pracę lub zakończyć nieudany związek. Wiele z rzeczy, które chcemy zmienić lub wprowadzić do naszego życia znajduje sie na liście, którą tworzymy na 1. stycznia. Prawdziwe pytanie brzmi: co możemy zrobić, aby dotrzymać postanowień noworocznych, które większość z nas podejmuje na samym początku roku? Zacznijmy teraz nad nimi pracować – przyjrzyjmy się temu, co możemy z tym zrobić. Dlaczego większość postanowień noworocznych się nie udaje? Jesteśmy bardzo zmotywowani, mamy mnóstwo energii, czasem nawet świetny plan. Czekamy do 1. stycznia i… Tylko około 8% z nas trzyma się postanowień, które podjęliśmy na początku roku, większość rezygnuje w ciągu pierwszych 6 tygodni. Dlaczego? „Nie mam czasu”, „nie mam pieniędzy”, „muszę się teraz skupić na innych rzeczach”, „nie mam do tego wystarczającej motywacji”, „nikt mnie w tym nie wspiera”. To tylko niektóre z najczęstszych zdań, które pojawiają się na długiej liście powodów, którymi usprawiedliwiamy brak działania. I nie ma znaczenia, czy mówimy o pozbywaniu się złych elementów naszego życia, czy budowaniu nowych, dobrych i wspierających. Wymówki to jedno. Dlaczego jeszcze te postanowienia z nami nie zostają? Które z nich odnosi się do ciebie? Więcej niż jeden? Wszystkie? Co możemy zrobić inaczej? Każdy punkt z powyższej listy można rozwiązać — niektóre z nich są łatwiejsze do zarządzenia, inne są bardziej złożone i trudne do rozgryzienia. Ale ogólnie rzecz biorąc, można skończyć ze starymi, złymi nawykami i przekonaniami na temat postanowień, zaczynając od dzisiaj. 1. Używamy magicznego myślenia o sytuacji “Nowy Rok-Nowa/y-Ja”, która trwa tylko kilka dni Zachęcam, żeby budowanie nowych nawyków albo planów zacząć już dziś, a nie czekać do 1. stycznia. Myślenie magiczne może wiązać się z pewnymi tradycjami, rytuałami, zwyczajami zaczerpniętymi z rodziny, religii czy społeczeństwa. Postanowienia noworoczne są częścią naszego życia towarzyskiego – mówią o tym media, co roku rozmawiamy o tym ze znajomymi, temat pojawia się zawsze, gdy zaczyna się rok. Zatrzymaj to – zmień sposób myślenia i działania. Nie czekaj na idealny moment, bo może nigdy nie nadejść. 2. Postanowienia są za duże Nie ma nic złego w snuciu wielkich marzeń. Rozwiązanie, które działa w moim przypadku to: wielkie marzenia, małe plany. Podziel swoje marzenia i cele na mniejsze kawałki, które będą bardziej osiągalne. Nie lekceważ małych rzeczy – czasami cenimy tylko duże osiągnięcia, a to przestępstwo dla naszego dobrego samopoczucia i poczucia własnej wartości. Pamiętaj, że małe jest lepsze niż zero, a suma małych rzeczy sprawia, że dzieje się cała wielka rzecz. 3. Te rzeczy, które chcemy zmienić, nie są związane z niczym, co już jest obecne w naszym życiu Zawsze trudniej jest stworzyć nowy nawyk lub umiejętność, gdy zaczynamy od zera, niż rozwinąć coś, co już istnieje. Kiedy planujesz nowe rzeczy, które chciałbyś mieć, zawsze wybieraj istniejący nawyk, czynność lub prostą rzecz, którą robisz każdego dnia. Przyklej nową rzecz do starej, dzięki temu mamy większe szanse na to, żeby nowe kawałki zostały z nami na dłużej – uzupełniając układankę, która już jest rozłożona na stole. 4. Chcemy coś osiągnąć w bardzo krótkim czasie To jasne, że wszyscy lubimy szybkie rezultaty. Chcemy wierzyć, że schudniemy 10 kg w ciągu miesiąca lub nauczymy się czytać książkę dziennie w ciągu dwóch tygodni. Spróbuj podzielić większe marzenia na mniejsze części, które możesz osiągnąć szybciej. Zapewni ci to stały zastrzyk motywacji i sprawi, że będziesz na dobrej drodze, aby nie rzucić tego wszystkiego w diabły, zanim zobaczysz rezultaty. 5. Zakładamy sytuację 0/1 (albo coś osiągam, albo nie – nie ma nic pośrodku) Karzemy się, jedząc coś słodkiego, a przecież chcieliśmy przestać to robić. Powiedzmy, że od poniedziałku postanowiłeś/łaś przestać je jeść, a w czwartek zjadłaś/eś mały kawałek czekolady. Co robi większość ludzi? „Chrzanić to – już i tak wszystko stracone. Zjem całą czekoladę i od poniedziałku zacznę dietę”. I to błędne koło trwa, jak niekończąca się opowieść. A co powiecie na to: „no dobra, omsknęło mi się – każdemu może się zdarzyć” i po tej sytuacji kontynuować swoje postanowienie i nie jeść więcej słodkiego. Nikt nie jest doskonały i nie ma sensu codziennie się za to karać. Oczywiście można, ale co dobrego z tego wyniknie? Na pewno ani nie będziemy się lepiej czuć, ani nie zobaczymy lepszych efektów. 6. Nie odróżniamy celów od nawyków Cel to coś, co chcemy osiągnąć, a nawyk to powtarzająca się, czasem nawet nieświadoma sekwencja zachowań, która może nas doprowadzić do osiągnięcia celu. Ważne jest, żebyśmy rozróżnili te dwa elementy, aby mieć pewność, że budujemy nawyki, które będą przydatne w osiąganiu zamierzonych celów. 7. Postanowienie nie dotyczy nas, ale innych ludzi lub rzeczy, na które często nie mamy żadnego wpływu Często rezygnujemy z rzeczy, ponieważ nie widzimy rezultatów naszych działań. I nie widzimy rezultatów, bo chcemy zmienić coś (lub kogoś), co jest daleko poza naszą strefą wpływu. Pamiętaj, że możemy zmienić tylko te rzeczy, na które mamy wpływ – jak reagujemy na pewne sytuacje, jak się komunikujemy, ustalamy granice czy wykorzystujemy nasz czas. Skoncentruj się na tym, nie trać czasu na coś, co nie przyniesie żadnych rezultatów, tylko frustrację. 8. Nie sprawia nam to przyjemności Czy w naszym życiu jest w ogóle jeszcze miejsce na zabawę? Obserwuję po osobie i innych ludziach z mojego otoczenia (prywatnego i biznesowego), że bardzo często nam tego brakuje. Co wy na to, żeby to zmienić? Kiedy podejmujemy postanowienia, które są dla nas bolesne – nic dziwnego, że nie zostają z nami na dłużej. W naszym kraju znane jest zdanie, które matki przekazują swoim córkom: „Chcesz być ładna? Musisz cierpieć”.

18 listopada 2022 Brak komentarzy

Produktywność

5 mitów na temat czasu, w które warto przestać wierzyć

Większość z nas chce spędzić te 24h, które wszyscy mamy, w najlepszy możliwy sposób. Staramy się dobrze zarządzać sobą w czasie – pracować i żyć wydajniej, ograniczamy „pożeracze czasu” albo stosujemy technikę Pomodoro. I przy tym wszystkim wciąż dziwimy się, że nie radzimy sobie tak dobrze z czasem, jak byśmy chcieli – nie osiągamy tyle, ile byśmy chcieli, zarówno prywatnie, jak i zawodowo. Dzieje się tak głównie dlatego, że mamy w głowach wiele przekonań i fałszywych myśli na temat właściwego podejścia do samego czasu. Przeczytaliśmy lub usłyszeliśmy coś bez głębszej refleksji nad pomysłem, włożyliśmy to do mózgu i tego się trzymamy od tamtej pory. Nadszedł czas, żeby zakwestionować 5 najważniejszych założeń, które mamy w głowach i które powstrzymują nas przed odniesieniem sukcesu. 1. Bycie wiecznie zajętym jest oznaką wysokiej wartości człowieka Bycie zajętym sprawia, że czujemy się ważni, potrzebni. Często odnosimy wrażenie, że jeśli nasze kalendarze są wypełnione po brzegi, jesteśmy bardziej wartościowi. A kiedy widzimy wolne sloty, często pojawia się poczucie winy, czasami zwyczajnie obawiamy się „nic nie robić”. Symptomem współczesności jest ocenianie przydatności i ważności pracownika poprzez stopień „zajętości” jego kalendarza. I to jest szalone, ponieważ wiemy, jak wiele z tych spotkań jest bezcelowych i mogło być e-mailem lub wiadomością na Teamsie czy Slacku. A z drugiej strony wiemy, jak wiele możemy zrobić, gdy jesteśmy nierozproszeni, skupieni, kiedy mamy czas i przestrzeń na zrobienie kroku w tył i POMYŚLENIE o tym, co chcemy osiągnąć i jak. Dlatego chciałabym zachęcić cię do zastanowienia się nad tym, co myślisz o byciu cały czas zajętym – zaleta czy wada? Wartość czy raczej pozorność? Bądź ze sobą szczera/y, nikt nie będzie cię oceniał. Jak już na to odpowiesz i stwierdzisz, że możesz uwolnić trochę kalendarza, zastanów się, któremu spotkaniu możesz powiedzieć „nie”, aby odzyskać trochę czasu i zbudować realną wartość? 2. Ludzie zawsze zrozumieją odpowiedź „nie mam czasu” Jeśli już jesteśmy przy mówieniu „nie” różnym rzeczom. Temat ten został szerzej omówiony w tym artykule, ale ta wymówka jest traktowana jako uniwersalne zdanie na każdą sytuację, kiedy nie chcemy lub nie wiemy, jak sobie z czymś poradzić. Kiedy manager ma konflikt w zespole, często mówi: „nie mam teraz na to czasu, mamy pilniejsze sprawy biznesowe do załatwienia”. Kiedy dana osoba nie czuje się zbyt dobrze, ma bóle głowy lub jest cały czas zmęczona, po prostu bierze tabletkę albo wypija kolejną filiżankę kawy. „Nie mam teraz na to czasu, muszę zająć się pracą/domem/dziećmi/rodzicami”. Brzmi znajomo? „Nie mam czasu” to fałszywy przyjaciel. Jak wielokrotnie wspominałam w innych artykułach – nie jesteśmy ofiarami ani niewolnikami czasu, ale jego właścicielami. Jako właściciele, to nasza decyzja, co zrobić z czasem, który mamy – każda minuta, którą spędzamy na tej planecie, jest w naszym zakresie kontroli. To nasz wybór, co z tym zrobimy i z kim. Włóż trochę wysiłku i znajdź czas, który straciłeś/aś, kiedy zacząłeś/aś używać wymówki „nie mam czasu”. Co możesz zrobić inaczej, aby przestać tak mówić? 3. Planowanie najpierw najtrudniejszych zadań jest zawsze dobrą strategią czasową To, jak planujesz swój dzień, powinno być powiązane z twoim wewnętrznym poziomem energii, zwanym rytmem dobowym. Każda osoba o godzinie 9:00 ma inną temperaturę ciała, tętno, metabolizm czy ciśnienie krwi. Pora dnia w różny sposób wpłynie na zachowanie i wydajność intelektualną każdego z nas. Till Roenneberg stworzył zestaw chronotypów, które opisują nasz cykl energetyczny w ciągu dnia, biorąc pod uwagę to, czym się różnimy i co możemy z tym zrobić, aby żyć lepiej. Większość z nas nie ma komfortu, żeby wstawać wtedy, kiedy ma na to ochotę, pracować wtedy, kiedy czuje się najefektywniej i kłaść się spać, kiedy jest zmęczonymi (wliczając w to drzemki w ciągu dnia). Najczęściej mamy pracę od-do, do której potrzebujemy wstać o określonej godzinie, do tego zająć się innymi sprawami rano, po pracy itp. Tak więc dla tych z nas, którzy są Wilkami (chodzą spać około 12:00, budzą się około 7:30-9:00), głęboka lub kreatywna praca będzie najbardziej wydajna około 12:00-14:00. Z drugiej strony, dla tych z nas, którzy są Lwami (chodzą spać około 22:00, budzą się około 6-7 rano) najwyższa wydajność będzie około 8:00-12:00. Możesz przeczytać więcej o tym, gdzie jesteś na skali w tym artykule. W związku z tym pomysł pracy nad największym zadaniem z samego rana nie jest odpowiedni ani zdrowy dla wszystkich. Dla niektórych z nas to zadziała, dla niektórych z nas będzie to najgorsza rzecz, jaką możemy zrobić. Sprawdź, jakim typem jesteś i zdecyduj, co możesz zrobić inaczej, aby żyć bardziej w zgodzie ze swoim naturalnym cyklem. Może to tylko jeden drobiazg, na przykład zaplanowanie czasu na głęboką pracę w innym czasie w ciągu dnia. Drobiazg, a może zmienić wszystko. 4. Wielozadaniowość to dobry sposób na szybsze wykonywanie zadań Kilka lat temu wielozadaniowość była umiejętnością wymienianą w ogłoszeniach o pracę jako wymóg dobrego kandydata. Wykonywanie więcej niż jednej czynności w tym samym czasie jawiło się jako „kompetencja przyszłości” i była realną rzeczą, której poszukiwali pracodawcy w związku ze zwiększającą się liczbą zadań w miejscu pracy. W dzisiejszych czasach powinniśmy być mądrzejsi, ponieważ mamy więcej badań, które pokazują, że nie ma czegoś takiego jak wielozadaniowość. Nie da się robić dwóch rzeczy jednocześnie, możemy jedynie przełączać się między zadaniami, czasami bardzo szybko (możemy przerzucać uwagę z jednego zadania na drugie, ale nigdy nie zrobimy więcej niż jednej rzeczy na raz). Za każdym razem, gdy się rozpraszamy, tracimy koncentrację i potrzebujemy coraz więcej czasu, aby wrócić do miejsca, w którym byliśmy minutę temu. W konsekwencji wydaje nam się, że oszczędzamy trochę czasu i robimy rzeczy szybciej, ale tak naprawdę tracimy czas na powrót do trybu skupienia. Wybierz jedną rzecz do zrobienia, wyłącz powiadomienia, skup się na tej rzeczy. Kiedy skończysz, zacznij robić następną rzecz. To klucz do bycia naprawdę skutecznym, zamiast życia w iluzji. 5. Perfekcyjnie zaplanowany dzień to klucz do skuteczności Czym w ogóle jest doskonałość? Dla każdego z nas może oznaczać coś zupełnie innego, nie ma jednej definicji, która dotyczyłaby wszystkich. Ale powiedzmy, że idealnie zaplanowany dzień to dzień z listą zadań do wykonania w pracy, zaplanowanym kalendarzem i zaplanowanym czasem przed/po pracy. Wszystko wygląda tak dobrze, że możemy się wewnętrznie zmotywować

14 listopada 2022 Brak komentarzy

Produktywność

Jak zacząć mówić rzeczom “nie”, żeby odzyskać czas?

W poprzednim artykule zaczęłam opowieść o zdaniu „nie mam czasu”. Zainspirowała mnie struktura, której możemy stworzyć wokół tej wymówki i na jak wiele obszarów naszego życia może ona wpłynąć, czyniąc nas bezmyślnymi, często bezkrytycznymi i marnującymi czas na rzeczy, które w ogólnym rozrachunku nie mają większej wartości. W tym artykule zajmiemy się jedną z najtrudniejszych i jednocześnie najważniejszych rzeczy związanych z odzyskiwaniem naszego czasu – mówienie rzeczom „nie”. Kluczowe jest dla nas, jako ludzi, pracowników, partnerów, rodziców czy przyjaciół, wyznaczenie zdrowych granic, z dobrymi intencjami wobec siebie i otaczającego nas świata. Może się to wydawać łatwe, ale wierzę, że doskonale wiesz, jak często potrafi to być jedna z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia. Chcesz wiedzieć jak to zrobić i to bez palącego poczucia winy? Spójrzmy na to bliżej. Jak mówienie „nie” rzeczom w pracy może pomóc? To jeden z najbardziej naturalnych instynktów – być częścią grupy. Ma on swoje korzenie w historii i biologii, a wynika z naszej potrzeby przetrwania i nie bycia pożartym przez tygrysa czy innego wilka. W grupie mamy większe szanse na przetrwanie – jedni lepiej rozpalają ogień, drudzy gotują, trzeci polują, a jeszcze inny ochraniają jaskinię. Trzymamy się więc razem, a kiedy ktoś prosi nas o wsparcie w swoich zadaniach, albo zleca nam zadanie do wykonania, a co totalnie niweczy nasz plan na ten dzień (zwłaszcza jeśli ta osoba jest naszym managerem lub kimś jeszcze wyżej w hierarchii), przestajemy robić to, co robiliśmy i przechodzimy od razu do nowego zadania. Żeby przetrwać. Brzmi znajomo? Chcemy, żeby inni ludzie nas lubili. Chcemy być postrzegani jako osoby wiarygodne, pomocne i godne zaufania – to całkowicie naturalna potrzeba. Ale jakim kosztem? Kosztem jest zaleganie z własnymi zadaniami lub projektami, nadgodziny, żeby wszystko zrobić, frustracja, że kolejny dzień przyniósł ten sam scenariusz – wszystko zaplanowaliśmy i skończyło się jak zawsze. Zrujnowany dzień, zrujnowany plan. Nie dziwię się, gdy ludzie, których uczę o tworzeniu struktury wokół swojego dnia, aby skoncentrować swoją energię na właściwych rzeczach, mówią mi: „Ola to u mnie nie zadziała. Potrafię zaplanować dzień, ale wtedy przychodzi do mnie mój manager/członek zarządu/kolega z mojego zespołu i daje mi coś, co jest pilne, i co trzeba zrobić jak najszybciej”. I zgadzają się to zrobić. Ponieważ nie chcą być postrzegani jako leniwi, nie wspierający, samolubni, nieelastyczni. Wyznaczanie granic w pracy to prawdziwa umiejętność, a jej celem jest ochrona naszego czasu przed innymi ludźmi, którzy chcą wykonać swoją pracę, wykorzystując nasze umiejętności, gotowość do pomocy oraz zdolność do sprawnego i skutecznego działania. Jeśli ktoś przychodzi do ciebie lub wysyła ci coś, co wymaga zainwestowania twojego czasu i skupienia (nawet jeśli to tylko 5 minut), zrób krok do tyłu, zanim zaczniesz to robić. Zadaj sobie pytanie: „Czy to jest moja praca? Czy to takie ważne dla organizacji, żebym zrezygnował(a) z tego, co robię i zamiast tego robił(a) to? Czy to takie pilne, że muszę koniecznie zrobić to teraz?”. Możesz posłużyć się własnymi przykładami, ale pamiętaj, żeby zawsze pozostawać w pozycji OK-OK, z dobrą intencją – ochronienia siebie i nie ranienia innych. Ludzie najbardziej boją się, że jeśli zaczną wyznaczać granice i chronić siebie, inni ludzie przestaną ich lubić lub przychodzić do nich, gdy będą potrzebować pomocy. To nieprawda. Zachowanie dobrej intencji, jasna komunikacja dotycząca podziału obowiązków i przejrzystego harmonogramu jest kluczem do unikania konfliktów, nieporozumień i budowania równości w wzajemnym traktowaniu czasu oraz umiejętności. Chodzi o to, żeby robić “z” kimś, a nie “za” niego. Jak mówienie „nie” rzeczom w domu może pomóc? W zależności od kraju i kultury, w której byliśmy wychowani czy żyejmy różnie funkcjonujemy w naszych domach. W niektórych kulturach, o bardziej patriarchalnym charakterze, tradycyjny, konserwatywny sposób życia polega na tym, że kobiety pozostają w domu, wychowują dzieci i zajmują się wszystkim, co jest związane z „domem”, nigdy nie mówiąc „nie” niczemu, co z tym związane. Opiekują się także starszymi członkami rodziny, podczas gdy mężczyźni mają zarabiać pieniądze i utrzymywać dom. W dzisiejszych czasach to się zmienia, ale – biorąc za przykład Polskę, myśli i przekonania o „klasycznych” rolach kobiet i mężczyzn w społeczeństwie są naprawdę głęboko zakorzenione. I na tej podstawie często mamy w głowach przekonania na temat tego, co POWINNIŚMY zrobić lub kim POWINNIŚMY być w określonym kontekście. Jest to związane z myśleniem konserwatywnym i postkonserwatywnym, ale nawet jeśli jesteśmy na etapie postkonserwatywnym, często mamy silne wątpliwości co do tego, jak powinniśmy wyznaczać granice w naszych domach. I statystycznie więcej tych zadań spoczywa na barkach kobiet, więc mamy większy problem z powiedzeniem rzeczom „nie”, z tym, żeby nie zgodzić się na coś, co przecież powinno być dla nas „naturalne”. Ale nie chodzi o to, co POWINNIŚMY zrobić. Chodzi o to, co chcemy robić i czym chcemy się dzielić z innymi, żyjąc razem. A może z czego całkowicie się wycofać, żeby o tym nie myśleć i skupić się na tym, co jest dla nas naprawdę ważne? Zrób listę rzeczy, które w tej chwili robisz w domu. Może o dotyczyć sprzątania, gotowania, robienia zakupów, opieki nad zwierzętami czy dziećmi. To twoja lista, możesz na niej umieścić, co tylko chcesz. Poproś ludzi w twoim domu, aby zrobili to samo, włączając dzieci, jeśli chcesz. Jeśli mieszkasz sam(a), zrób to samo. Następnie podkreśl te rzeczy, które są dla ciebie najważniejsze, które są najbliższe Twojemu sercu i których nigdy byś nie odpuścił(a). Zobacz, co zostało na liście. Zdecyduj, co z tymi rzeczami zrobić – jak podzielić się obowiązkami z innymi domownikami, a może wziąć do pomocy kogoś z zewnątrz, jeśli cię na to stać? Jestem przekonana, że w większości przypadków to, na co nie możesz sobie pozwolić to na robienie wszystkiego na własną rękę i nie proszenie o wsparcie. Wiem, że proszenie o pomoc dla niektórych z nas jest jedną z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia, ponieważ wielu z nas myśli, że kiedy to robimy, wydajemy się słabi, że nie jesteśmy w stanie doskonale poradzić sobie sami. Bez względu na to, ile to kosztuje i jak bardzo jesteśmy wyczerpani. Ale z mojego punktu widzenia NIE PYTAĆ to słabość, tłumienie emocji i frustracji to słabość, udawanie, że wszystko jest w porządku to słabość. A to wszystko

21 października 2022 Brak komentarzy

Produktywność

Chcesz lepiej spędzać czas? Używaj OKRów

Mogę zaryzykować stwierdzenie, że większość z nas chciałaby lepiej spędzać czas. Być bardziej skoncentrowanymi, mniej rozproszonymi przez niekończące się powiadomienia na naszych telefonach lub komputerach, niezliczone e-maile i wiadomości, potrzeby i prośby innych ludzi. W konsekwencji tego chcemy być bardziej wydajniejsi i skuteczniejsi – zawodowo i prywatnie. Co ma z tym wspólnego temat OKRów? OKRy to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania sobą w czasie, jakie znam, sama używam i uczę innych, jak z tego korzystać. Dziś chciałabym podzielić się z wami tą wiedzą. Chodzi przecież o to, żeby mądrze wykorzystywać nasz czas na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie i skutecznie sprawdzać, kiedy wiemy, że ta energia jest dobrze wykorzystana. Zacznijmy i dowiedzmy się więcej o tym stworzeniu. Czym są OKRy? OKRy to Objectives (cele) i Key Results (kluczowe rezultaty). Cele odpowiadają na pytanie: „Co chciał(a)bym zrobić/osiągnąć?”. Kluczowe rezultaty odpowiadają na pytanie: „Jak mam zamiar zmierzyć swój sukces?” lub „Po czym poznam, że osiągam to, czego chciałam/em?”. Zasadniczo jest to naprawdę proste narzędzie, które pomaga nam skupić się na właściwych rzeczach i daje nam dowody, że stale osiągamy to, do czego dążymy. OKRy mają kilka elementów, które warto znać, żeby lepiej zrozumieć cały konstrukt tego narzędzia, zanim przejdziemy do części związanej z ich tworzeniem. Oto 3 z nich, najważniejsze z mojej perspektywy: Strefa znudzenia to sytuacja, w której jesteś śmiertelnie znudzona/y swoją pracą. Cały czas wykonujesz te same zadania, każdego dnia odpowiadasz na te same pytania, rozwiązujesz te same problemy. Nie zrozumcie mnie źle – dla niektórych jest to w porządku i lubią mieć strukturę i poczucie bezpieczeństwa w tym, co robią na co dzień. Ale dla niektórych jest to prosta droga do poczucia wypalenia zawodowego, ciągłego znudzenia i w konsekwencji utraty wydajności. Strefa komfortu jest chyba najbardziej znana dzięki zdaniu: „żeby coś osiągnąć, trzeba wyjść poza strefę komfortu”. To prawda, ale to nie jest cała historia o tym miejscu. W strefie komfortu jesteśmy ekspertami w danej dziedzinie, czujemy się kompetentnie i komfortowo w swoim zakresie obowiązków, wiedzy czy umiejętności. Możemy pracować wydajnie, nie tracąc czasu na rzeczy, które nie leżą w naszym zakresie ekspertyzy. Jednak przebywanie cały czas w tym miejscu nie jest rozwojowe, ponieważ wykorzystujemy tylko wiedzę, którą już posiadamy i nie uczymy się niczego nowego. Strefa rozciągnięcia to miejsce, w którym dzieje się magia rozwoju. Kiedy się rozciągamy, od czasu do czasu musimy podjąć jakąś niewygodną czynność. Wszystko po to, żeby nauczyć się nowych rzeczy, rozwijać się, poznawać nowych ludzi. Wykorzystujemy nasze dotychczasowe umiejętności i budujemy na nich nowe, aby osiągać różne, niezwykłe rzeczy. Wymaga to odwagi, zainwestowania czasu w naukę i skupienia uwagi na czymś nowym, ale warto, bo to miejsce, w którym naprawdę możemy się rozwijać i zmieniać swoje życie. Strefa wypalenia to miejsce, do którego wpadamy, kiedy zbyt długo jesteśmy w strefie rozciągnięcia lub znudzenia. Może się to zdarzyć, gdy mamy naprawdę monotonną pracę lub kiedy mamy za dużo na głowie (prywatnie i/lub zawodowo). Ciągle czujemy się zestresowani, sfrustrowani, zmęczeni – u każdego z nas może to wyglądać inaczej. Nie jesteśmy wydajni, nie możemy się skupić, a czasami nawet możemy wpaść w macki depresji lub innych problemów ze zdrowiem psychicznym, zwłaszcza przebywając dłużej w tej strefie. A to może w konsekwencji mieć ogromny wpływ na nasze zdrowie, fizyczne i psychiczne. Z mojego doświadczenia ludzie najbardziej optymalnie funkcjonują, kiedy manewrują pomiędzy strefą komfortu a strefą rozciągnięcia – to najlepsza konfiguracja, biorąc pod uwagę ryzyko pójścia za daleko w strefę wypalenia i nie wpadnięcia w strefę znudzenia. Spróbuj zdefiniować, co jest dla ciebie wygodą, a co rozciągliwością i poruszaj się między tymi dwoma elementami, aby sprawdzić, jak to działa w twoim przypadku. Jak wykorzystać OKRy w życiu zawodowym? OKRy są świetne, jeśli dobrze ich używamy. Kluczem jest zrozumienie, że nie mogą to być zwykłe zadania – w przypadku OKRów potrzebujemy naprawdę się wysilić, żeby je osiągnąć. A co najważniejsze, Kluczowe Rezultaty to w większości przypadków nie działania, które zamierzasz podjąć. Są to pomiary, których używasz, aby sprawdzić, czy osiągasz swoje cele, czy nie. Dla zobrazowania tego podam kilka przykładów. Cel 1: Rozwinięcie zestawu umiejętności z zakresu specjalisty do eksperta do końca pierwszego kwartału 2023 r. Kluczowe Rezultaty 1: Cel 2: Wzmocnić umiejętności liderskie do końca IV kwartału 2022 r. Kluczowe Rezultaty 2: Cele mogą być duże, powinny być ambitne. Mogą one pozostać takie same z kwartału na kwartał, możemy jedynie zmieniać Kluczowe Rezultaty tak, żeby miały zastosowanie do konkretnej, indywidualnej sytuacji, w której aktualnie się znajdujemy. Jak pokazałam w przykładach, miary mają nam pomóc upewnić się, że podążamy właściwą drogą. Czasami zdarzają się sytuacje 0/1 (albo coś zrobię, albo nie), ale zachęcam was do znalezienia konkretnych liczb, wskaźników, na które będą miały wpływ określone działania. Gdy masz już swoje cele i konkretne rezultaty, które chcesz osiągnąć, możesz ułożyć plan działań, który pozwoli ci osiągnąć to, czego pragniesz lub potrzebujesz. Każdy nowy OKR to obszar skupiania energii – im bardziej świadomie korzystasz z tego narzędzia, tym bardziej celowo wykorzystujesz zasoby. I w konsekwencji tego osiągasz bardziej konkretne wyniki, w efekcie tego skupienia. Jak mogę korzystać z OKRów w życiu prywatnym? Obszar profesjonalny jest dla nas bardziej intuicyjny w obsłudze, ponieważ OKRy zostały stworzone, aby wspierać biznes w świecie technologii i mogą wydawać się łatwiejsze w użyciu w pracy. Są jednak superprzydatne nie tylko w sferze organizacyjnej, ale także w każdym innym aspekcie naszego życia. Jak możemy je wykorzystać? Poniżej przykłady. Cel 3: Stać się najzdrowszą możliwą wersją siebie do końca IV kwartału 2023 roku. Kluczowe Rezultaty 3: Cel 4: Zostać rannym ptaszkiem do końca pierwszego kwartału 2023 r. Kluczowe Rezultaty 4: Jak widać – część z tych Kluczowych Rezultatów to działania, część to wyraźne miary i przy ich tworzeniu potrzebujemy zastanowić się, jakie działania powinniśmy podjąć, aby je osiągnąć. Stworzenie mieszanej listy Kluczowych Rezultatów będzie najlepszą opcją i naprawdę zachęcam do sprawdzenia czy są one zróżnicowane, zanim przejdziemy do części planowania. OKRy mogą być dla ciebie ogromnym wsparciem, jeśli zmagasz się ze zmianą nawyków lub zbudowaniem czegoś zupełnie nowego. Czegoś, co przeniesie cię na inny poziom równowagi, zdrowego i szczęśliwego życia lub spędzenia więcej wartościowego czasu

20 października 2022 Brak komentarzy

Produktywność

Jak zabić wymówkę, że „nie mam czasu”?

Kilka tygodni temu moja droga przyjaciółka powiedziała mi, że widzi, że w moich postach i artykułach na Instagramie, które tworzę, jest jedna wspólna rzecz – temat marnowania czasu. I dotarło do mnie, że to prawda. Jedną z najbardziej znienawidzonych przeze mnie rzeczy na tej planecie jest stracony czy zmarnowany czas ORAZ wymówka, której używa wiele osób. Że nie mają czasu. Nie mają czasu zrobić coś ze swoim życiem, karierą, rozwojem. Czytać. Albo zadzwonić do rodziców na 5 minut. Jesteśmy tak zajęci, że zapominamy o tym, co jest naprawdę ważne. Skupiamy się na niewłaściwych rzeczach, zamiast inwestować energię w te, które naprawdę mają znaczenie. Jedyną rzeczą, której wszyscy mają po równo, niezależnie czy to Elon Musk, czy nowo narodzone dziecko to posiadanie 24 godzin do dyspozycji każdego dnia. Pytanie brzmi, czemu możesz powiedzieć „nie”, aby odzyskać swój czas? To jedna z kluczowych rzeczy, które możemy zrobić, żeby przestać używać tego zdania. Ale jak to zrobić? Kiedy mówimy „nie mam czasu” w pracy Czy masz czasem wrażenie, że spędziłeś/łaś naprawdę pracowity dzień (lub tydzień), byłaś/eś na kilku różnych spotkaniach, odpowiedziałeś/aś na niezliczoną ilość e-maili i innych wiadomości, wykonałaś/eś kilka zadań z listy rzeczy do zrobienia, ale na koniec dnia (lub tygodnia) nie możesz powiedzieć, że faktycznie coś zrobiłeś/aś? Że stworzyłaś/eś jakąkolwiek wartość? Dzieje się tak, gdy ludzie są zajęci, a nie produktywni. Możemy być zajęci i nie tworzyć niczego istotnego. I tak naprawdę nie ma znaczenia, czy pracujemy w przestrzeni kreatywnej, czy nie. Każda praca powinna mieć przestrzeń, w której możemy tworzyć wartość – coś, co naprawdę ma znaczenie. Jeśli nie jest to twoja obecna praca, być może nadszedł czas, żeby pomyśleć o przekwalifikowaniu się albo podniesieniu kwalifikacji i znalezieniu innego miejsca, w którym kreowanie wartości dla innych będzie możliwe. Wymówką „nie mam czasu” w pracy jest to, że jesteśmy zajęci, często poświęcamy czas na drobiazgi, odwlekamy większe, te, które faktycznie mogą przynieść wartość innym osobom w organizacji, klientom, samej firmie, otoczeniu. Wydaje nam się, że zrobiliśmy tak dużo, bo cały dzień byliśmy zajęci, ale czy to prawda? Rozwiązaniem tego problemu jest stworzenie struktury wokół dnia pracy. Zrób listę zadań, które chcesz wykonać w ciągu dnia (lub tygodnia). Podziel je na dwie kategorie: duże i małe. Wybierz z listy 1-2 duże i 3-4 małe. Rób małe kroki – jeśli wybierzesz zbyt wiele, odłożysz wszystko na później i nic nie zostanie zrobione. Zawsze zaczynaj od dużych. To da ci większą motywację do dalszego działania, bo kiedy zobaczysz rzeczywiste efekty swojej pracy, twój mózg będzie miał potwierdzenie, że warto to robić dalej. Jak już to zrobisz, przejdź do następnego elementu z listy. Nie sprawdzaj skrzynki mailowej co minutę. Wyłącz powiadomienia, sprawdzaj skrzynkę 2-3 razy dziennie. Stwórz w swoim kalendarzu miejsce na „pracę głęboką”, powiedzmy pierwsze 2 godziny twojego dnia pracy. Pozwoli ci to załatwić sprawy przed spotkaniami, treningami, telefonami, spotkaniami 1:1, e-mailami itp. Więcej o tym podejściu znajdziesz w książce „Praca Głęboka” Cala Newporta (pisałam o slotach na głęboką pracę również TUTAJ). Jakim zadaniom, e-mailom, prośbom od innych osób możesz powiedzieć „nie”, aby odzyskać trochę czasu w pracy? Kiedy mówimy „nie mam czasu” w rozwoju zawodowym Praca w obszarze szkoleń i rozwoju, czy ogólnie w HR przez ostatnie lata, pokazała mi, że kiedy ludzie utknęli w swojej karierze, często używają wymówki, że nie mają czasu. Nie mają możliwości rozwoju w organizacji. Nie ma dla nich nic nowego do nauczenia. Nie wiedzą, co ze sobą zrobić. A kiedy zadaję pytanie: „Co tak naprawdę chcesz robić w swojej karierze?” najczęstsza odpowiedź brzmi: „Och, nie wiem. ROZWIJAJ MNIE”. To niesamowite, jak działa ludzki mózg i jak często po prostu pozwalamy odejść niektórym dziedzinom naszego życia, ponieważ zwyczajnie nie chcemy podejmować żadnych niewygodnych działań, szukamy wymówki za wymówką. Od lat żyjemy w strefie nudy lub komfortu, powtarzając, że nie mamy czasu na czytanie, zrobienie kursu, założenie firmy czy posłuchanie podcastu. To szaleństwo, biorąc pod uwagę, ile godzin tygodniowo spędzamy na Netflixie lub innej platformie oglądając filmy i seriale. Nie zrozumcie mnie źle – ja też oglądam różne rzeczy i uwielbiam to robić. Ale świadomie gospodaruję swoim czasem i wykorzystuję go mądrze, dbając o równowagę pomiędzy poszczególnymi obszarami mojego życia. Stwórz strukturę wokół swojego rozwoju zawodowego. Jakie zdrowe nawyki dla mózgu chciałbyś wyrobić? Zrób listę. Wybierz aplikację, która będzie cię wspierać w budowaniu tych nawyków (obecnie używam aplikacji Habitica, polecam). Niektóre z nich wprowadź jako codzienny rytuał, inne dorzuć do tygodniowej listy. Niech to będzie wyzwanie, ale nie za duże – pamiętaj, że chcąc wyrobić sobie nawyki, potrzebujemy małymi krokami przekonywać nasz mózg, że warto. Sprawdź w ustawieniach, ile czasu dziennie spędzasz korzystając z telefonu. A ile z tego możesz wyciąć i włożyć na przykład na czytanie czegoś, co nakarmi twój mózg? Jakim złym nawykom, sposobom spędzania (lub marnowania) dnia możesz powiedzieć „nie”, aby odzyskać trochę czasu po (lub przed) pracą? Kiedy mówimy „nie mam czasu” w obszarze zdrowia Kiedy mówimy „nie mam czasu” jako wymówki dla rzeczy, które są ważne dla zachowania zdrowia i formy tak długo, jak to możliwe, pewnego dnia budzimy się i jest już za późno. Mamy problemy sercowo-naczyniowe, wysokie ciśnienie krwi lub wysoki poziom cholesterolu, cukrzycę, otyłość albo któreś z zaburzeń psychicznych. Nie możemy wspiąć się po kilku stopniach bez przerwy na oddech po drodze. A dzieje się to często, kiedy jesteśmy dopiero po trzydziestce lub czterdziestce. Siedzenie cały dzień każdego dnia nie jest pomocne. Dla pokolenia naszych rodziców nie był to nawet problem, bo prowadzili zupełnie inny tryb życia – dla nas jest to ogromne wyzwanie. A taki tryb wpływa nie tylko na nasze zdrowie fizyczne, ale także na nasze samopoczucie psychiczne. Kiedy uderzył Covid, zaczął być jeszcze poważniejszy, ponieważ cały czas spędzaliśmy w domach, przemieszczając się tam i z powrotem z salonu do kuchni. I dla wielu z nas tak pozostało. Czy 15 minut na spacer to dużo? Czy to naprawdę takie trudne, że nie możemy tego zrobić? Czy 2 pompki po skorzystaniu z łazienki to coś, czego nie możemy zrobić? Niekoniecznie musisz zacząć biegać 10 km dziennie (oczywiście możesz, jeśli chcesz), bo wszystko zaczyna się od małych rzeczy. Chodzi o

4 października 2022 Brak komentarzy

Artykuły

Jak się skupić w świecie ciągłych rozpraszaczy?

Dlaczego nie zacząć postanowień noworocznych już teraz?

5 mitów na temat czasu, w które warto przestać wierzyć

Jak zacząć mówić rzeczom “nie”, żeby odzyskać czas?

Chcesz lepiej spędzać czas? Używaj OKRów

Jak zabić wymówkę, że „nie mam czasu”?