Większość z nas chce spędzić te 24h, które wszyscy mamy, w najlepszy możliwy sposób. Staramy się dobrze zarządzać sobą w czasie – pracować i żyć wydajniej, ograniczamy „pożeracze czasu” albo stosujemy technikę Pomodoro. I przy tym wszystkim wciąż dziwimy się, że nie radzimy sobie tak dobrze z czasem, jak byśmy chcieli – nie osiągamy tyle, ile byśmy chcieli, zarówno prywatnie, jak i zawodowo.
Dzieje się tak głównie dlatego, że mamy w głowach wiele przekonań i fałszywych myśli na temat właściwego podejścia do samego czasu. Przeczytaliśmy lub usłyszeliśmy coś bez głębszej refleksji nad pomysłem, włożyliśmy to do mózgu i tego się trzymamy od tamtej pory. Nadszedł czas, żeby zakwestionować 5 najważniejszych założeń, które mamy w głowach i które powstrzymują nas przed odniesieniem sukcesu.
1. Bycie wiecznie zajętym jest oznaką wysokiej wartości człowieka
Bycie zajętym sprawia, że czujemy się ważni, potrzebni. Często odnosimy wrażenie, że jeśli nasze kalendarze są wypełnione po brzegi, jesteśmy bardziej wartościowi. A kiedy widzimy wolne sloty, często pojawia się poczucie winy, czasami zwyczajnie obawiamy się „nic nie robić”. Symptomem współczesności jest ocenianie przydatności i ważności pracownika poprzez stopień „zajętości” jego kalendarza.
I to jest szalone, ponieważ wiemy, jak wiele z tych spotkań jest bezcelowych i mogło być e-mailem lub wiadomością na Teamsie czy Slacku. A z drugiej strony wiemy, jak wiele możemy zrobić, gdy jesteśmy nierozproszeni, skupieni, kiedy mamy czas i przestrzeń na zrobienie kroku w tył i POMYŚLENIE o tym, co chcemy osiągnąć i jak.
Dlatego chciałabym zachęcić cię do zastanowienia się nad tym, co myślisz o byciu cały czas zajętym – zaleta czy wada? Wartość czy raczej pozorność? Bądź ze sobą szczera/y, nikt nie będzie cię oceniał. Jak już na to odpowiesz i stwierdzisz, że możesz uwolnić trochę kalendarza, zastanów się, któremu spotkaniu możesz powiedzieć „nie”, aby odzyskać trochę czasu i zbudować realną wartość?
2. Ludzie zawsze zrozumieją odpowiedź „nie mam czasu”
Jeśli już jesteśmy przy mówieniu „nie” różnym rzeczom. Temat ten został szerzej omówiony w tym artykule, ale ta wymówka jest traktowana jako uniwersalne zdanie na każdą sytuację, kiedy nie chcemy lub nie wiemy, jak sobie z czymś poradzić. Kiedy manager ma konflikt w zespole, często mówi: „nie mam teraz na to czasu, mamy pilniejsze sprawy biznesowe do załatwienia”. Kiedy dana osoba nie czuje się zbyt dobrze, ma bóle głowy lub jest cały czas zmęczona, po prostu bierze tabletkę albo wypija kolejną filiżankę kawy. „Nie mam teraz na to czasu, muszę zająć się pracą/domem/dziećmi/rodzicami”.
Brzmi znajomo?
„Nie mam czasu” to fałszywy przyjaciel. Jak wielokrotnie wspominałam w innych artykułach – nie jesteśmy ofiarami ani niewolnikami czasu, ale jego właścicielami. Jako właściciele, to nasza decyzja, co zrobić z czasem, który mamy – każda minuta, którą spędzamy na tej planecie, jest w naszym zakresie kontroli. To nasz wybór, co z tym zrobimy i z kim. Włóż trochę wysiłku i znajdź czas, który straciłeś/aś, kiedy zacząłeś/aś używać wymówki „nie mam czasu”. Co możesz zrobić inaczej, aby przestać tak mówić?
3. Planowanie najpierw najtrudniejszych zadań jest zawsze dobrą strategią czasową
To, jak planujesz swój dzień, powinno być powiązane z twoim wewnętrznym poziomem energii, zwanym rytmem dobowym. Każda osoba o godzinie 9:00 ma inną temperaturę ciała, tętno, metabolizm czy ciśnienie krwi. Pora dnia w różny sposób wpłynie na zachowanie i wydajność intelektualną każdego z nas. Till Roenneberg stworzył zestaw chronotypów, które opisują nasz cykl energetyczny w ciągu dnia, biorąc pod uwagę to, czym się różnimy i co możemy z tym zrobić, aby żyć lepiej.
Większość z nas nie ma komfortu, żeby wstawać wtedy, kiedy ma na to ochotę, pracować wtedy, kiedy czuje się najefektywniej i kłaść się spać, kiedy jest zmęczonymi (wliczając w to drzemki w ciągu dnia). Najczęściej mamy pracę od-do, do której potrzebujemy wstać o określonej godzinie, do tego zająć się innymi sprawami rano, po pracy itp.
Tak więc dla tych z nas, którzy są Wilkami (chodzą spać około 12:00, budzą się około 7:30-9:00), głęboka lub kreatywna praca będzie najbardziej wydajna około 12:00-14:00. Z drugiej strony, dla tych z nas, którzy są Lwami (chodzą spać około 22:00, budzą się około 6-7 rano) najwyższa wydajność będzie około 8:00-12:00. Możesz przeczytać więcej o tym, gdzie jesteś na skali w tym artykule.
W związku z tym pomysł pracy nad największym zadaniem z samego rana nie jest odpowiedni ani zdrowy dla wszystkich. Dla niektórych z nas to zadziała, dla niektórych z nas będzie to najgorsza rzecz, jaką możemy zrobić. Sprawdź, jakim typem jesteś i zdecyduj, co możesz zrobić inaczej, aby żyć bardziej w zgodzie ze swoim naturalnym cyklem. Może to tylko jeden drobiazg, na przykład zaplanowanie czasu na głęboką pracę w innym czasie w ciągu dnia. Drobiazg, a może zmienić wszystko.
4. Wielozadaniowość to dobry sposób na szybsze wykonywanie zadań
Kilka lat temu wielozadaniowość była umiejętnością wymienianą w ogłoszeniach o pracę jako wymóg dobrego kandydata. Wykonywanie więcej niż jednej czynności w tym samym czasie jawiło się jako „kompetencja przyszłości” i była realną rzeczą, której poszukiwali pracodawcy w związku ze zwiększającą się liczbą zadań w miejscu pracy.
W dzisiejszych czasach powinniśmy być mądrzejsi, ponieważ mamy więcej badań, które pokazują, że nie ma czegoś takiego jak wielozadaniowość. Nie da się robić dwóch rzeczy jednocześnie, możemy jedynie przełączać się między zadaniami, czasami bardzo szybko (możemy przerzucać uwagę z jednego zadania na drugie, ale nigdy nie zrobimy więcej niż jednej rzeczy na raz). Za każdym razem, gdy się rozpraszamy, tracimy koncentrację i potrzebujemy coraz więcej czasu, aby wrócić do miejsca, w którym byliśmy minutę temu. W konsekwencji wydaje nam się, że oszczędzamy trochę czasu i robimy rzeczy szybciej, ale tak naprawdę tracimy czas na powrót do trybu skupienia.
Wybierz jedną rzecz do zrobienia, wyłącz powiadomienia, skup się na tej rzeczy. Kiedy skończysz, zacznij robić następną rzecz. To klucz do bycia naprawdę skutecznym, zamiast życia w iluzji.
5. Perfekcyjnie zaplanowany dzień to klucz do skuteczności
Czym w ogóle jest doskonałość? Dla każdego z nas może oznaczać coś zupełnie innego, nie ma jednej definicji, która dotyczyłaby wszystkich. Ale powiedzmy, że idealnie zaplanowany dzień to dzień z listą zadań do wykonania w pracy, zaplanowanym kalendarzem i zaplanowanym czasem przed/po pracy. Wszystko wygląda tak dobrze, że możemy się wewnętrznie zmotywować tylko patrząc na ten plan.
Ale wiemy też, że życie to życie. Ekstra-super-ważne-zadanie, które trzeba zrobić OD RAZU, nagłe przeziębienie, telefon, który nie dzwonił, a dziś dzwoni jak szalony. W takim scenariuszu czujemy się przegrani, winni, słabi, że nie byliśmy w stanie trzymać się planu.
Traktuj plan jako narzędzie. Nie jedyny czynnik twojego sukcesu, tylko jedna z opcji ustrukturyzowania twojego dnia, tygodnia lub miesiąca. Zachowaj elastyczność i adaptacyjność, ponieważ okoliczności cały czas się zmieniają i to nie skończy się w najbliższym czasie. Nie bądź więźniem swojego planu, to on powinien służyć tobie, a nie na odwrót. Ale trzymaj swoje granice – elastyczność nie oznacza, że cokolwiek lub ktokolwiek powinien zrujnować twój plan tylko dlatego, że ma w tej chwili niezwykle pilną potrzebę.
Najważniejsza rzecz z tego artykułu
Jesteśmy właścicielami naszego czasu. To pierwsza rzecz, którą powinniśmy przyjąć do wiadomości, zanim zaczniemy uczyć się, jak lepiej radzić sobie z tymi wszystkimi rzeczami, którymi potrzebujemy zajmować się każdego dnia. To bardzo ważne – bez tego nawet najpiękniejsze plany, narzędzia i strategie nie będą przydatne, a nasza frustracja będzie coraz większa. Zobacz, w które z tych mitów wierzysz i co możesz zrobić, aby się ich pozbyć. Zobaczysz, jak poprawi się twoje życie po kilku drobnych zmianach w sposobie myślenia.
