Kiedy jesteśmy managerami lub chcemy zostać nimi w najbliższej przyszłości, często w pewnym momencie zdajemy sobie sprawę, że jest cała masa rzeczy, którymi potrzebujemy się zająć w ramach tej roli. To zmiana podejścia, w porównaniu z byciem ekspertem.
Bycie Hiring Managerem i rekrutacja nowych osób do zespołu. Wdrażanie nowych pracowników. Organizowanie i prowadzenie spotkań zespołu (tygodniowych / miesięcznych / kwartalnych), spotkań 1:1 z każdą osobą w zespole (tygodniowych / miesięcznych / kwartalnych), spotkań podsumowujących (miesięcznych / kwartalnych). Dbanie o rozwój zespołu (indywidualny i zespołowy), odpowiadanie na pytania, które nigdy się nie kończą (szczególnie w okresie zmian). Rozwiązywanie problemów, konfliktów i innych kwestii pojawiających się na co dzień. A jednocześnie trzeba realizować cele biznesowe, wykonując niekończące się zadania, uczestnicząc w innych spotkaniach, cały czas ucząc się, jak być dobrym managerem.
Potrzebujemy robić to wszystko w środowisku, które cały czas się zmienia. Historia świata pokazuje nam, że są okresy, w których wszystko było bardziej ustabilizowane, ale przez większość czasu jesteśmy częścią jakiejś transformacji, przejścia, ciągłej zmiany. A dla managera ten brak stabilności i niepewność to jeden z najtrudniejszych elementów środowiska pracy, który wpływa na nasze plany, działania i decyzje, które podejmujemy każdego dnia.
Bo jak zbudować silny, skuteczny zespół, pełen zaangażowanych ludzi, który niezależnie od tego, co się stanie, dowiezie rezultaty? Jak to zrobić, skoro już wiemy, że zmiana, przed którą stoimy, nigdy się nie zatrzyma? Że potrzebujemy skutecznie działać w okolicznościach, które są w większości nieprzewidywalne?
Dlaczego zmiana nigdy się nie kończy?
Interesującą rzeczą związaną ze zmianą jest to, że tak się jej boimy, że przez większość czasu się jej opieramy – zwykle uważamy, że coś stracimy, gdy zmiana nadejdzie. Albo jesteśmy źli, że ktoś coś zmieni i będziemy musieli się dostosować, ZNOWU, i to sprawia, że tak się czujemy. Ale ostatecznie, kiedy już oswoimy się z nową rzeczywistością, jesteśmy z tego całkiem zadowoleni – czasem nawet na tyle, że nie chcemy wracać do poprzedniego scenariusza.
Przykład? Praca zdalna. Kiedy nadeszła pandemia, wiele osób musiało zmienić sposób pracy z biura na dom (oczywiście, jeśli pozwalał na to rodzaj pracy). W wielu przypadkach było to dramatyczne: przebywanie w dwupokojowym mieszkaniu, z dwójką dzieci, pracującym partnerem i psem. Albo życie i bycie samotnym przez cały czas, co spowodowało większą depresję niż kiedykolwiek wcześniej. Słaby dostęp do internetu, brak odpowiedniego sprzętu czy możliwości pracy lub nauki zdalnej. Wiele osób narzekało, że nie mogą się skupić lub nigdy nie kończą pracy, bo komputer jest zawsze włączony.
A teraz? Najczęściej pojawia się fala ogromnej wściekłości, gdy organizacje zaczynają decydować, że pracownicy powinni wrócić do biura, głównie w trybie hybrydowym. I w wielu przypadkach dla ludzi to jest niedopuszczalne – otwarcie odmawiają i zaczynają szukać innej pracy, która pozwoli im w 100% pracować zdalnie. Szalone, co?
Zmiana nigdy się nie kończy, ponieważ świat cały czas się rozwija: taka jest jego natura. Jest takie powiedzenie, że jeśli nie wzrastasz i się nie uczysz to się cofasz. To prawda, kiedy myślimy o osobach indywidualnych, zespołach, organizacjach i całym świecie – tak w ogóle. A dzieje się tak, bo chcemy być lepsi, mądrzejsi, uczymy się i automatyzujemy różne rzeczy. Staramy się robić wszystko mądrzej, wykorzystując mniej czasu i więcej technologii, jeśli to możliwe, żeby osiągnąć lepsze wyniki. Nie uczyć się jednej rzeczy czy umiejętności przez 20 lat, ale spędzić na tym kilka godzin i uczyć się od ludzi, którzy wykonali już życiową pracę w określonej dziedzinie. Zmiany, które sprawiają, że czujemy się w określony sposób, niezależnie od tego, czy są one pozytywne, czy negatywne. W większości przypadków nie mamy na to wpływu, ale możemy podjąć właściwe decyzje, aby wykorzystać te zmiany w najlepszy możliwy sposób.
Co jest najważniejsze dla ludzi?
W świecie ciągłych zmian managerowie potrzebują mieć odpowiednią strategię i taktykę, żeby móc z nią pracować niezależnie od okoliczności. Podejmowanie za każdym razem innej decyzji, jak postępować w sytuacji zmiany, jest zbyt frustrujące i wyczerpujące. Dlatego warto mieć ramy, z których można korzystać za każdym razem i dostosowywać je do określonych okoliczności, niezależnie od tego, czy sytuacja wymaga od ciebie działania.
Co jest najważniejsze dla ludzi w każdej sytuacji zmiany, przed jaką może stanąć organizacja?
- Struktura. Kiedy nadchodzi zmiana, jedną z pierwszych emocji, która się pojawia, jest strach. Strach, że zmiana w jakiś sposób nas zaboli, że stracimy coś, na czym nam zależy. A tym, co pomaga ludziom lepiej radzić sobie z tą emocją, jest struktura: dnia, zadań, spotkań. Nawet jeśli jest to najmniejsza powtarzalna rzecz, do której ludzie mogą się przywiązać, sprawia to, że czują się bezpieczniej, nawet gdy doświadczają ogromnej zmiany. Nadaj swoim ludziom strukturę ich dnia, tygodnia czy miesiąca, zadbaj o stałe elementy, które pojawiają się regularnie. Nawet jeśli wszystko poza ich bańką płonie, mają coś, na czym mogą się oprzeć.
- Wpływ. Kiedy nie masz na coś żadnego wpływu, możesz bardzo łatwo zamarznąć i żadna komunikacja, informacja ani bodziec nie dotrze do twojego mózgu. Oczywiście jest mnóstwo różnych sytuacji, w których nie mamy na coś wpływu, począwszy od zachowania konkretnej osoby, poprzez zmiany organizacyjne, aż po kwestie globalne czy zmiany. Kiedy więc jesteś managerem/ką wykorzystaj okazję, żeby stworzyć środowisko, w którym twój zespół rozumie, gdzie ma zerowy wpływ (więc mówienie lub analizowanie określonej sytuacji lub decyzji to tylko strata czasu), a gdzie faktycznie ma wpływ (i może skupiają tam swoją energię). Będzie to skuteczniejsze, mniej frustrujące i zapewni większy spokój w całym systemie.
- Prawda. Daj ludziom prawdę. Nie ma wielu rzeczy gorszych niż trzymanie się założeń, które stworzyłeś/aś w swojej głowie, ponieważ myślałeś/aś, że ochronisz ludzi. Oczywiście potrzebujesz pomyśleć o sposobie komunikowania się, zanim faktycznie to zrobisz. Nie chodzi o bycie brutalnie szczerym, bez względu na wszystko. Chodzi raczej o przejrzystość, szczerość w kwestii tego, co się naprawdę dzieje, o radykalną szczerość. Kiedy kłamiesz, ludzie prędzej czy później się o tym dowiedzą, a ty stracisz wiarygodność i zaufanie. Po co? Na chwilę spokoju i ciszy przed burzą lub krótkie poczucie „ochrony” ludzi? Uwierz mi, nie warto. Twoi pracownicy będą ci bardziej ufać i będą spokojniejsi, gdy będą mieli dobrze przekazaną prawdę, bezpieczną przestrzeń i czas na jej przetworzenie oraz wsparcie, gdy tego potrzebują. Takie połączenie daje większą szansę na sukces, nawet jeśli w pewnym momencie na to nie wygląda.
Jak wrócić do pozycji OK-OK, żeby skutecznie przeprowadzić zmianę?
Czasami jako manager(ka) nie do końca zgadzasz się ze zmianami lub decyzjami podejmowanymi w organizacji. I dobrze – nie da się fizycznie zgodzić ze wszystkim za każdym razem. Każdy/a z nas ma unikalny zestaw wartości, rzeczy, które są dla nas ważne lub tych, których nie akceptujemy.
Jednak funkcja przywódcza rządzi się swoimi prawami, których potrzebujemy przestrzegać: zaakceptowaliśmy ją, gdy zgodziliśmy się przyjąć to stanowisko. Niektórzy z nas nie są tego świadomi od samego początku, ale ważne jest zrozumienie tego, żeby odnieść sukces jako manager(ka). W tej orli jesteś częścią organizacji i wiąże się to z odpowiedzialnością za jej sukces lub porażkę. Na poziomie biznesowym, ale przede wszystkim na poziomie ludzkim. Oznacza to, że jesteś głosem firmy, który twoi ludzie słyszą w najczystszy sposób. Sposób, w jaki się komunikujesz, jest często pierwszą rzeczą, którą słyszą, więc uczą się z tego najwięcej.
Jeśli nie zgadzasz się lub masz bardzo silną osobistą opinię na temat zmiany, która zachodzi w organizacji, istnieje duże ryzyko, że nie znajdziesz się na pozycji OK-OK, która pozwoli ci jasno myśleć i komunikować się dalej. W większości przypadków stanowisko jest OK – nie OK oznacza: zła, paskudna organizacja i biedni my, pracownicy. Powtarzając ponownie – jest to naturalna reakcja na zmianę, której korzeniem jest strach przed utratą czegoś. Kluczową rzeczą jest powrót do matrycy OK-OK. Powiedzieć sobie: „ok, nie muszę się ze wszystkim zgadzać, ale rozumiem, dlaczego dokonujemy tej zmiany i co chcemy tutaj osiągnąć”. „Jestem częścią organizacji i moją rolą jest przekazywanie informacji moim pracownikom najlepiej jak potrafię, aby wspierać ich w przejściu przez tę zmianę tak płynnie, jak to możliwe, bez spadku ich produktywności i zaangażowania”.
To najlepsza możliwa reakcja na każdą zmianę, której doświadczasz. Brakuje ci informacji lub nie jesteś pewien/na DLACZEGO? Idź po informacje do źródła. Nie obwiniaj organizacji, że NIE przekazała ci pewnych faktów. Wszyscy jesteśmy ludźmi, czasami proces komunikacji nie jest doskonały. Ale twoją rolą jest zdobycie informacji, nie szukaj ZŁYCH, WINNYCH LUDZI, KTÓRZY NAM TO ZROBILI. Bądź mądry/a, myśl jasno, wykorzystuj okazję do nauki i bądź lepszy/a jako manager(ka) za każdym razem, kiedy nadchodzi jakaś zmiana.
Najważniejsza rzecz z tego artykułu
Bycie managerem/ką to ciężka praca. Nie chodzi tylko o ładną nazwę stanowiska, status, więcej pieniędzy czy ładny samochód. To prawdziwa praca, wysiłek, który trzeba wkładać każdego dnia, aby być dobrym człowiekiem dla swoich ludzi. Wspierać ich, gdy zajdzie taka potrzeba, ale także zapewniać dane i strukturę, aby wiedzieli, co się dzieje. Dobry/a manager(ka) mądrze wybiera – jak sobie poradzić w danej sytuacji, w jaki sposób i jakie informacje docierają do ludzi, aby zrozumieli rzeczywistość i nie tracili czasu na plotki, frustracje i inne negatywne emocje.
Czy chcesz być liderem/ką zmian, za którymi ludzie podążają i którym ufają? A może wolisz być osobą „po stronie ludu”, użalać się nad wszystkim dookoła i sprzeciwiać się wszystkiemu, co się dzieje? Druga opcja to nie przywództwo, to nie wykonywanie swojej pracy: to bycie tchórzem.
Wybór należy do ciebie.
