Mogę zaryzykować stwierdzenie, że większość z nas chciałaby lepiej spędzać czas. Być bardziej skoncentrowanymi, mniej rozproszonymi przez niekończące się powiadomienia na naszych telefonach lub komputerach, niezliczone e-maile i wiadomości, potrzeby i prośby innych ludzi. W konsekwencji tego chcemy być bardziej wydajniejsi i skuteczniejsi – zawodowo i prywatnie. Co ma z tym wspólnego temat OKRów?
OKRy to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania sobą w czasie, jakie znam, sama używam i uczę innych, jak z tego korzystać. Dziś chciałabym podzielić się z wami tą wiedzą. Chodzi przecież o to, żeby mądrze wykorzystywać nasz czas na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie i skutecznie sprawdzać, kiedy wiemy, że ta energia jest dobrze wykorzystana.
Zacznijmy i dowiedzmy się więcej o tym stworzeniu.
Czym są OKRy?
OKRy to Objectives (cele) i Key Results (kluczowe rezultaty).
Cele odpowiadają na pytanie: „Co chciał(a)bym zrobić/osiągnąć?”.
Kluczowe rezultaty odpowiadają na pytanie: „Jak mam zamiar zmierzyć swój sukces?” lub „Po czym poznam, że osiągam to, czego chciałam/em?”.
Zasadniczo jest to naprawdę proste narzędzie, które pomaga nam skupić się na właściwych rzeczach i daje nam dowody, że stale osiągamy to, do czego dążymy.
OKRy mają kilka elementów, które warto znać, żeby lepiej zrozumieć cały konstrukt tego narzędzia, zanim przejdziemy do części związanej z ich tworzeniem. Oto 3 z nich, najważniejsze z mojej perspektywy:
- OKR muszą być proste i łatwe do zrozumienia. Nie chodzi mi o to, że powinny być łatwe do osiągnięcia. Chodzi mi o to, żeby były łatwe do zrozumienia, czyli proste w swojej strukturze, tak, żeby łatwo było je zapamiętać. Jeśli musisz przeczytać swój OKR trzy razy, aby zrozumieć, o co w nim chodzi, robisz to źle.
- OKR powinien znaleźć się w „strefie rozciągnięcia”. Każdy z nas może znajdować się w jednej z czterech stref (szczególnie mających zastosowanie w kontekście zawodowym) – to strefy znudzenia, komfortu, rozciągnięcia i wypalenia.
Strefa znudzenia to sytuacja, w której jesteś śmiertelnie znudzona/y swoją pracą. Cały czas wykonujesz te same zadania, każdego dnia odpowiadasz na te same pytania, rozwiązujesz te same problemy. Nie zrozumcie mnie źle – dla niektórych jest to w porządku i lubią mieć strukturę i poczucie bezpieczeństwa w tym, co robią na co dzień. Ale dla niektórych jest to prosta droga do poczucia wypalenia zawodowego, ciągłego znudzenia i w konsekwencji utraty wydajności.
Strefa komfortu jest chyba najbardziej znana dzięki zdaniu: „żeby coś osiągnąć, trzeba wyjść poza strefę komfortu”. To prawda, ale to nie jest cała historia o tym miejscu. W strefie komfortu jesteśmy ekspertami w danej dziedzinie, czujemy się kompetentnie i komfortowo w swoim zakresie obowiązków, wiedzy czy umiejętności. Możemy pracować wydajnie, nie tracąc czasu na rzeczy, które nie leżą w naszym zakresie ekspertyzy. Jednak przebywanie cały czas w tym miejscu nie jest rozwojowe, ponieważ wykorzystujemy tylko wiedzę, którą już posiadamy i nie uczymy się niczego nowego.
Strefa rozciągnięcia to miejsce, w którym dzieje się magia rozwoju. Kiedy się rozciągamy, od czasu do czasu musimy podjąć jakąś niewygodną czynność. Wszystko po to, żeby nauczyć się nowych rzeczy, rozwijać się, poznawać nowych ludzi. Wykorzystujemy nasze dotychczasowe umiejętności i budujemy na nich nowe, aby osiągać różne, niezwykłe rzeczy. Wymaga to odwagi, zainwestowania czasu w naukę i skupienia uwagi na czymś nowym, ale warto, bo to miejsce, w którym naprawdę możemy się rozwijać i zmieniać swoje życie.
Strefa wypalenia to miejsce, do którego wpadamy, kiedy zbyt długo jesteśmy w strefie rozciągnięcia lub znudzenia. Może się to zdarzyć, gdy mamy naprawdę monotonną pracę lub kiedy mamy za dużo na głowie (prywatnie i/lub zawodowo). Ciągle czujemy się zestresowani, sfrustrowani, zmęczeni – u każdego z nas może to wyglądać inaczej. Nie jesteśmy wydajni, nie możemy się skupić, a czasami nawet możemy wpaść w macki depresji lub innych problemów ze zdrowiem psychicznym, zwłaszcza przebywając dłużej w tej strefie. A to może w konsekwencji mieć ogromny wpływ na nasze zdrowie, fizyczne i psychiczne.
Z mojego doświadczenia ludzie najbardziej optymalnie funkcjonują, kiedy manewrują pomiędzy strefą komfortu a strefą rozciągnięcia – to najlepsza konfiguracja, biorąc pod uwagę ryzyko pójścia za daleko w strefę wypalenia i nie wpadnięcia w strefę znudzenia. Spróbuj zdefiniować, co jest dla ciebie wygodą, a co rozciągliwością i poruszaj się między tymi dwoma elementami, aby sprawdzić, jak to działa w twoim przypadku.
- OKRy są dla nas, a nie my dla OKRów. To narzędzie, które powinno nas wspierać w skupieniu się na właściwych rzeczach – na tych, które naprawdę mają znaczenie i na niemarnowaniu czasu. Używając go, możemy uporządkować nasze priorytety, dobrze spożytkować energię i nie rozpraszać się bezsensownymi działaniami. Nie bądź ofiarą ani więźniem ram – jeśli zacznie ci to przeszkadzać, cofnij się o krok i sprawdź, dlaczego tak się dzieje. Nie poddawaj się zbyt szybko, najpierw spróbuj uzyskać odpowiedzi i wprowadzić pewne zmiany. Magia tego narzędzia leży w adaptacyjności – dzięki ich stosowaniu możemy elastycznie reagować na to, jak zmienia się nasze otoczenie i dopasowywać to, co chcemy osiągać do bieżących realiów.
Jak wykorzystać OKRy w życiu zawodowym?
OKRy są świetne, jeśli dobrze ich używamy. Kluczem jest zrozumienie, że nie mogą to być zwykłe zadania – w przypadku OKRów potrzebujemy naprawdę się wysilić, żeby je osiągnąć. A co najważniejsze, Kluczowe Rezultaty to w większości przypadków nie działania, które zamierzasz podjąć. Są to pomiary, których używasz, aby sprawdzić, czy osiągasz swoje cele, czy nie.
Dla zobrazowania tego podam kilka przykładów.
Cel 1:
Rozwinięcie zestawu umiejętności z zakresu specjalisty do eksperta do końca pierwszego kwartału 2023 r.
Kluczowe Rezultaty 1:
- Zdobycie 90% punktów na egzaminie certyfikacyjnym Change Management Practitioner
- Uruchomić nowy produkt dla klientów wewnętrznych
- Zwiększyć wykorzystanie aplikacji do produktywności w firmie o 30% (z 40% do 70%)
Cel 2:
Wzmocnić umiejętności liderskie do końca IV kwartału 2022 r.
Kluczowe Rezultaty 2:
- Zwiększyć wskaźnik zaangażowania pracowników w obszarze managerskim o 10% (z 60% do 70%)
- Przeprowadzić min. 3 sesje informacji zwrotnej z każdym członkiem zespołu
- Zmniejszyć wskaźnik dobrowolnych odejść pracowników o 3% (z 20% do 17%)
Cele mogą być duże, powinny być ambitne. Mogą one pozostać takie same z kwartału na kwartał, możemy jedynie zmieniać Kluczowe Rezultaty tak, żeby miały zastosowanie do konkretnej, indywidualnej sytuacji, w której aktualnie się znajdujemy. Jak pokazałam w przykładach, miary mają nam pomóc upewnić się, że podążamy właściwą drogą. Czasami zdarzają się sytuacje 0/1 (albo coś zrobię, albo nie), ale zachęcam was do znalezienia konkretnych liczb, wskaźników, na które będą miały wpływ określone działania.
Gdy masz już swoje cele i konkretne rezultaty, które chcesz osiągnąć, możesz ułożyć plan działań, który pozwoli ci osiągnąć to, czego pragniesz lub potrzebujesz. Każdy nowy OKR to obszar skupiania energii – im bardziej świadomie korzystasz z tego narzędzia, tym bardziej celowo wykorzystujesz zasoby. I w konsekwencji tego osiągasz bardziej konkretne wyniki, w efekcie tego skupienia.
Jak mogę korzystać z OKRów w życiu prywatnym?
Obszar profesjonalny jest dla nas bardziej intuicyjny w obsłudze, ponieważ OKRy zostały stworzone, aby wspierać biznes w świecie technologii i mogą wydawać się łatwiejsze w użyciu w pracy. Są jednak superprzydatne nie tylko w sferze organizacyjnej, ale także w każdym innym aspekcie naszego życia.
Jak możemy je wykorzystać? Poniżej przykłady.
Cel 3:
Stać się najzdrowszą możliwą wersją siebie do końca IV kwartału 2023 roku.
Kluczowe Rezultaty 3:
- Zmniejszyć wagę z 62kg do 57kg
- Przebiec zawody biegowe na 5 km w czasie krótszym niż 30:00:00
- Pić 8 szklanek wody dziennie
- Zwiększyć poziom VO2max z 38,4 do 42
Cel 4:
Zostać rannym ptaszkiem do końca pierwszego kwartału 2023 r.
Kluczowe Rezultaty 4:
- Wstawać codziennie o 6:00
- Iść spać nie później niż o 22:30 każdego dnia
- Znaleźć kumpla, który dołączy do klubu rannych ptaszków razem ze mną
- Nie używa ć żadnych urządzeń elektronicznych co najmniej 30 minut przed pójściem spać
Jak widać – część z tych Kluczowych Rezultatów to działania, część to wyraźne miary i przy ich tworzeniu potrzebujemy zastanowić się, jakie działania powinniśmy podjąć, aby je osiągnąć. Stworzenie mieszanej listy Kluczowych Rezultatów będzie najlepszą opcją i naprawdę zachęcam do sprawdzenia czy są one zróżnicowane, zanim przejdziemy do części planowania. OKRy mogą być dla ciebie ogromnym wsparciem, jeśli zmagasz się ze zmianą nawyków lub zbudowaniem czegoś zupełnie nowego. Czegoś, co przeniesie cię na inny poziom równowagi, zdrowego i szczęśliwego życia lub spędzenia więcej wartościowego czasu z bliskimi ci osobami.
Najważniejsza rzecz z tego artykułu
OKRy mogą być niezwykle pomocne w obszarze zawodowym i osobistym. Myślenie o rzeczywistych wynikach, które chcesz osiągnąć, zapisywanie ich i tworzenie planu, który pomoże ci spożytkować energię na właściwe rzeczy, może bardzo szybko odmienić każdy przeżywany przez nas dzień. Uproszczenie naszego życia w świecie, który jest tak złożony, pełen rozpraszaczy i niepotrzebnych rzeczy, jest zwycięską strategią.
Skup się na tym, co naprawdę ważne, dobrze wykorzystuj swój czas i energię, twórz wartość dla siebie i innych. Bądź odważna/y i wykonuj niewygodne czynności w strefie rozciągnięcia. W ten sposób zmienisz swoje życie na dobre.
